İhale Komisyonları

Yayıncının Notu:Bu makale, Güncel Mevzuat dergisinin 2009 yılı Haziran sayısında yayımlanmıştır. Yayım tarihinden sonra bu makalede dayanak olarak ele alınan mevzuatta herhangi bir düzenleme olmamıştır.

Yazar:Ali Kaya, Sayıştay Uzman Denetçisi

Anahtar Kelime:İhale Komisyonları

1.GİRİŞ 

4734 sayılı Kamu İhale Kanununda ihaleye ilişkin ilandan veya bazı istisnai hallerde ihaleye davet işleminden itibaren, ihale sürecindeki bütün işlemlerin değerlendirmesinin, ihale komisyonu (başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın) tarafından yapılması amaçlanmıştır. Böylece 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre yapılan ihalelerde görev yapan yeterlik değerlendirme komisyonları gibi ihale komisyonuna yardımcı olmak üzere teknik komisyon kurulması veya komisyonlara yardımcı olmak üzere, ihale kararlarına katılmamak şartı ile gereği kadar memur ve uzman görevlendirilmesine son verilmiştir. 

Kısaca 4734 sayılı Kanun ile ilandan sonra ve ihale kararı verilmesine kadar ve Kanunda öngörülen ihaleye ilişkin bütün işlemleri yapmakla görevli ve yetkili olan yalnızca ihale komisyonlarıdır. Bu durum Kanunun ihale komisyonlarını düzenleyen 6’ncı maddesinin gerekçesinde aşağıdaki şekilde yer almıştır; 

“Mevcut uygulamada isteklilerin teknik yeterliklerinin ihale komisyonu dışında başka bir komisyon tarafından değerlendirilmesi halinde, teknik değerlendirme ile aynı anda fiyat karşılaştırması yapılamamaktadır. Bu nedenle, ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu tarafından yapılmasının sağlanması için, ihale komisyonlarında 2 üyenin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla bu komisyonların en az 5 kişiden oluşması öngörülmüştür. İhale konusu işin uzmanı niteliğinde personelin ihaleyi yapan idarede bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamında yer alan diğer kurum ve kuruluşlardan bu nitelikte personel sağlanabilmesi mümkündür.” 

2. KOMİSYONLARIN KURULUŞU 

2.1. 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUNDA İHALE KOMİSYONLARI 

4734 sayılı Kanunun 6’ncı maddesinde ihale komisyonunun ihale yetkilisi tarafından kurulacağı ve en az beş kişiden oluşacağı hüküm altına alınmıştır. Yine aynı maddede komisyon üyelerinin kimlerden oluşacağı ise şu şekilde düzenlenmiştir; “Biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az 

dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.” 

Maddenin 2’nci fıkrasında ise komisyonun oluşumu için ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personelin bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilmesine imkan tanınmıştır. 

Maddede yer alan düzenlemelerden; Kanun kapsamındaki tüm idarelerin yine Kanun kapsamındaki bütün ihaleleri için oluşturulacak ihale komisyonu tek tip olarak düzenlenmiştir. Yani komisyonun kurulması, üye sayısı veya oluşumu, çalışma ve karar alma şekilleri hiçbir farklılık gözetilmeden bütün ihaleler ve tüm idareler için aynı biçimde düzenlemiştir. 

2886 sayılı Kanuna bakıldığı zaman görüleceği üzere ihale komisyonlarının oluşumu hem Kanun kapsamındaki idareler hem de yine Kanuna tabi ihaleler için farklı şekillerde düzenlenmiştir. Yani bir yapım ihalesinde ihale komisyonu üyelerinde aranan nitelikler ile bir mal ve hizmet alım ihalesinde aranan nitelikler farklılık arz etmekte idi. Yine askeri ihale komisyonlarının kaç kişiden ibaret olacağı ve nasıl kurulacağı Kanunda belirlenmemiş, bu yetki Bakanlar Kuruluna verilmiştir. Ayrıca Kanun kapsamında olan il özel idarelerine ait ihalelerin, il daimi encümenince, belediyelere ait ihalelerin belediye encümenince yürütülmesi hüküm altına alınmıştır

İhale komisyonunun kurulması, üye sayısı veya oluşumu, çalışma ve karar alma şekilleri hiçbir farklılık gözetilmeden bütün ihaleler ve tüm idarelerde aynıdır.. 

İki Kanunun ihale komisyonlarının çalışması ile ilgili en önemli farklarından birisi, 2886 sayılı Kanunda yer alan; “Komisyonlara yardımcı olmak üzere, ihale kararlarına katılmamak şartı ile gereği kadar memur ve uzman da görevlendirilebilir.” hükmünün 4734 sayılı Kanunda bulunmamasıdır. 4734 sayılı Kanunun ilgili maddesinin (6’ncı madde) gerekçesinde bu durumun ortadan kaldırılmasının amaçlandığı özellikle belirtilmiştir. 

Ancak 4734 sayılı Kanunda, ihale sürecinde istekliler veya adaylarla irtibat kurulması gerektiği Kanunda belirtilmiş olan -örneğin Kanunun 37’nci maddesinde isteklilerden teklifleri ile ilgili açıklama talebi, eksik bilgilerin tamamlatılması gibidurumlarda, ihale komisyonu yerine idarenin devreye girmesi ve isteklilerle yazışma yapması, isteklilere süre tanıması, vs. öngörülerek, komisyon ile istekliler arasında, yanlış anlaşılmalara yol açabilecek ilişkilerin kurulması önlenmeye çalışılmıştır. Bu durum, hiçbir zaman ihale komisyonunun objektif karar alma yetkisini etkileyecek mahiyette değildir. 

2.2. KOMİSYONUN TEŞKİLİ VE GÖREVLENDİRMEYE YETKİLİ MAKAM 

4734 sayılı Kanunun 6’ncı maddesine göre ihale komisyonunu ihale yetkilisi görevlendirir1. İhale yetkilisi ihale komisyonu için en az beş ve tek sayıda kişi görevlendirir. Görevlendirilecek kişilerden en az dört kişinin ihaleyi yapan idare personelinden olması gerekmektedir. Bu beş kişiden, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şarttır. Komisyonda görevlendirilecek kişilerden birisinin de mutlaka idarenin, muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personeli olması gerekir. Görevlendirme yapılırken asıl üyelerin yerine yedekleri de görevlendirilir2

Komisyonun oluşumu için ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personelin bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilmesine imkan tanınmıştır. 

2.3. GÖREVLENDİRME TAKVİMİ 

4734 sayılı Kanunda ihale komisyonunun ihale sürecinin hangi aşamasında kurulacağına ilişkin açık bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak komisyonun ihale süreci içerisinde en son görevlendirilmesi gereken tarih belirlenmiştir. 

Söz konusu düzenleme Kanunun 6’ncı maddesinin üçüncü fıkrasında; gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneğinin, ilân 

veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verileceği açık bir şekilde hüküm altına alınmıştır. Bu durumda komisyon, ihale sürecinin ilan yapıldıktan veya davet tarihinden sonraki en geç üç gün içinde görevlendirilmesi zorunludur. 

Kamu İhale Kurulunun yukarıda belirtilen süreden sonra ihale komisyonunun görevlendirilmesini Kanuna aykırı bularak ihale işlemlerini iptal ettiği birçok ihale bulunmaktadır. 

Komisyonun görevlendirilebileceği en erken tarih ise ihale yetkilisinin ihale onayını müteakip bir tarih olabilecektir. Yani ihale onayı alınmadan ihale komisyonu görevlendirilemeyecektir. Çünkü Kanunun 4’üncü maddesinde ihale; Bu Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemler, şeklinde tanımlanmıştır. Tanımda ihalenin ihale yetkilisinin onayını müteakip başlayacağı açık bir şekilde ifade edilmiştir. 

2.4. HER İHALE İÇİN AYRI BİR KOMİSYON 

GÖREVLENDİRİLMESİ 

Her ihale için ayrı bir komisyon görevlendirmesi esastır. Buna karşılık bir ihalede görev alan bir komisyon üyesinin veya üyelerinin, sonraki ihalelerde de ayrıca görevlendirilmesi mümkündür. 

İhale komisyonu, ihale yetkilisi tarafından görevlendirilecek olup, ilk görevlendirme sırasında, asıl üyelerle birlikte yedek üyelerin de belirlenmesi gerekmektedir. Yedek üyelerin belirlenmesinde de, Kanunda açıkça yazılmasa da, iki yedek üyenin uzman kişilerden müteşekkil olmasının faydalı olacağı kanaatindeyiz. Çünkü işin uzmanı asıl iki üyenin her ikisinin de toplantılara katılamama ihtimali göz önünde bulundurulduğunda, ileride yaşanabilecek problemler için önceden önlem alınmalıdır. 

İhale komisyonunun görevlendirilmesi sı rasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerinkomisyondahangisıfatlayeralacakları belirtilir. Uzman yedek üye sayısının bir adet olması da muhtemelen yeterli olabilecektir. Bu üye, asıl iki üyeden herhangi birinin yerine gerekirse toplantıya katılabilecektir. Buna karşılık, komisyona katılacak muhasebe veya mali işlerden sorumlu personelin yerine de bu konulardan sorumlu bir personelin yedek üye olarak görevlendirilmesi zorunludur. 

2. Kamu İhale Kurulunun 2008/UH.Z-3381 sayılı Kararına göre; “İhale komisyonu oluşturulurken alınan Genel Müdürlük olurunda asıl üyeler belirlenirken yedek üyelerin belirlenmemesinin mevzuat hükümlerine aykırı olduğu anlaşılmakla birlikte, anılan aykırılık esasa etkili bulunmamıştır.” 

3. Kamu İhale Kurulunun 2008/UY.Z-3530 sayılı Kararı şöyledir: “İdarece ihale komisyonunun asıl üyelerinden birinin isim olarak belirlenmediği, komisyon Olur’unda “işin konusuna göre ilgili uzman” ifadesinin yer aldığı, bu haliyle ihale komisyonunun 6 asıl ve 7 yedek üyeden meydana geldiği ve bu durumda komisyonun asıl üyelerinin tek sayı olarak oluşturulmadığı görüldüğünden, oluşturulan komisyonunun ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olduğu anlaşılmıştır.” 

2.5. ÜYE SAYISI 

Kanunda ihale komisyon üyelerinin en az beş ve tek sayıda olması öngörülmüştür. Buradan hareketle tek sayıda olmak şartı ile 7, 9, 11, 13 … vb. sayıda üyesi bulunan ihale komisyonu oluşturulabilir. Önemli olan komisyonda işin uzmanı iki, muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin bulunması zorunluluğunun yerine getirilmiş olmasıdır. 

2.6. KOMİSYON ÜYELERİNİN (ASIL VEYA YEDEK) İHALE SÜRECİNDE DEĞİŞMESİ 

İhale komisyonunun yasal mazeretleri bulunmadığı sürece asıl üyelerle toplanarak ihale sürecindeki işlemleri tamamlamaları gerekmektedir. Ancak asıl üyelerden herhangi birisinin komisyona yasal bir nedenle katılmaması halinde yerine görevlendirilmiş bulunan yedek üye ile devam edilmesi gerekir4. 

Ayrıca bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi gerekmektedir. 

2.7. HEM ASIL, HEM DE YEDEK ÜYENİN MAZERET BEYAN ETMESİ 

İhale komisyonda görevlendirilmiş olan hem asıl üyelerin hem de yedek üyelerin 

yasal mazeretleri sebebiyle komisyona katılamayacakları kesinleşir ise kanaatimizce ihale sürecinin herhangi bir aşamasında ihale yetkilisi komisyona üye görevlendirebilir. Bu görevlendirmeyi takip eden ilk üç gün içinde ihale işlem dosyasının bir örneği görevlendirilen komisyon üyelerine verilir. 

2.8. KOMİSYON ÜYELİĞİ GÖREVİNİN REDDEDİLMESİ 

İhale komisyonda görevlendirilmiş olan hem asıl üyelerin hem de yedek üyelerin yasal mazeretleri olmadığı sürece komisyon üyeliği görevinden kaçınamazlar. Kamu görevlilerinin amirlerinin verdiği işleri hangi hallerde yapmayacakları Anayasanın 137’nci maddesinde hüküm altına alınmıştır. Böyle bir durum olmadığı sürece kamu görevlileri verilen görevden kaçınamazlar. Şayet kaçınırlar ise haklarında yasal işlem yapılır. 

2.9. BAŞKA İDARELERDEN ÜYE GÖREVLENDİRİLMESİ 

Kanunda ihale komisyonunun, idarenin personelinden oluşturulmasının esas olduğu açık bir biçimde düzenlenmiştir. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilmesine imkan tanınmıştır. Dolayısıyla idarede yeterli nitelik veya sayıda personel bulunması halinde başka idarelerden personel görevlendirilemeyecektir.

2.10. KOMİSYON ÜYELERİNİN DİĞER İHALE İŞLEM SÜREÇLERİNDE VEYA KONTROL MUAYENEKABUL KOMİSYONLARINDA GÖREVLENDİRİLMESİ 

Bilindiği gibi ihale bir dizi işlemler sürecinden oluşmakta ve bu süreçte birçok kamu personeli görev almaktadır. İhale dokümanının hazırlanmasından yaklaşık maliyetin tespitine, ihale ile ilgili yapılan şikayetlerin incelenmesinden sözleşmenin yapılmasına kadar birçok işlem süreci bulunmaktadır. İşte tüm bu süreç içerisindeki hangi işlemlerde ihale komisyon üyeleri görev alabilirler sorusu akla gelmektedir. 

İhale komisyon üyeleri ihale işlemlerine ilişkin her bir süreçte görev alabilirler; buna yasal bir engel bulunmamaktadır. Başka bir deyişle ihale sürecinde ihale komisyonugöreviilebirleşmeyecekbaşka bir görev bulunmamaktadır. Dolayısıyla bir kişinin hem ihale komisyonu üyeliğinde hem de; 

• Yaklaşık maliyetin hazırlaması, 

• İhale dokümanının hazırlaması (idari şartname, teknik şartname, proje vb.), 

• Şikayetlerde raportör olarak görevlendirilmesi, 

• Muayene-kabul komisyonu üyeliğinde (ihaleden sonra),

• Denetim-kontrol komisyonları, • Demo komisyonları, 

gibi işlerde görevlendirilmesi mümkündür5. Ancak baştan sona bir ihale sürecindeki işlerin tamamının aynı kişiler tarafından yapılmasının, işlerin sağlıklı yürütülmesine olumsuz etki yapacağının da göz önünde bulundurulmasında yarar olacağı kanaatindeyiz. Tabii olarak bu durumun takdiri idareye aittir. 

3. SONUÇ 

İhale komisyonunun oluşturulması, komisyonun çalışma usul ve esaslarının mevzuata uygun belirlenmesi yapılacak ihalenin hukuka uygun sonuçlanmasına önemli katkı sağlayacaktır. Bu durum ayrıca komisyonda görev alanlar için hukuki bir güvence de oluşturacaktır. 

Leave a Reply