Yönetmelik’in Mütevelli Heyeti ve Üst Yönetim Tarafından Gündeme Alınmamasının Yaratacağı Sorunlar

Vakıf Yükseköğretim Kurumları İhale Yönetmeliği’nin, üniversitelerin mütevelli heyeti ve üst yönetimi tarafından, hak ettiği önem düzeyinde ele alınmaması ve yönetimin gündemini oluşturamaması hususu, önceki yazılarımızda dile getirilmişti. Bu husus, hem üniversitelerle olan görüşmelerde ilgililer tarafından doğrudan ifade edilmiş hem de üniversitelerce hazırlanan yönetmelik taslaklarına somut metinler olarak yansımış durumdadır. Gerek taslak düzeyinde olan gerekse YÖK’e gönderilen yönetmeliklerin niteliği, konunun yönetim düzeyine yansımadığının somut göstergesidir.

Bu yazıdaki değerlendirmeler, TOBB Ekonomi Üniversitesi ve Beykoz Üniversitesi’yle birlikte gerçekleştirdiğimiz eğitimler ile otuzu aşkın üniversiteyle yapılan görüşmelerdeki gözlemler ile hazılanan yönetmelik taslaklarının içeriklere dayalı ve sınırlıdır. Görüşülen üniversitelerin tümü bu durumda olmadığı gibi, değerlendirmeler de tüm vakıf üniversitelerini ve buradaki değerlendirmelerin aksine kapsamlı ve verimli çalışmalar yürüten üniversiteleri kapsamamaktadır.

Yönetmelik, mütevelli heyet ve üst yönetimin ilgisini çekmemiştir.

Mütevelli heyetince ve ilgili üst kademe yönetim düzeyindeki ilgisizlik, önümüzdeki günlerde baş ağrıtacak sonuçlar doğurabilir. Bu yazıda, ilgisizlik durumun nedenleri ve yaratacağı sorunlar üzerine durmak istiyorum.

Mütevelli heyeti ve üst yönetimin ilgisizliği, her üniversitede farklı nedenlerden kaynaklanıyor olabilir. Yönetmelik’le düzenlenen ihale alanı, esasen vakıf yükseköğretim kurumlarının varlık ve geleceğiyle ilgili temel kuralların belirlendiği mevzuatın (Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği), somutlaşması ve bu yöndeki uygulamaların nasıl olacağının belirlenmesidir. Kaynak aktarmamak, kar amacı gütmemek, pahalı almamak, ucuza satmamak, kayıt ve belge düzenine uymamak gibi kavram düzeyindeki ilkeler, ihaleler bakımından, özel olarak somutlaşmış, ete kemiğe bürünmüştük.

Üst Yönetim, Yönetmelik’in Uygulanamaz Olduğuna ve Değişeceğine İnanmaktadır.

Görüşmelerimizde, ilgisiz kalınmasına ilişkin makul bir açıklamaya rastlamadık. Ancak, vakıf yükseköğretim kurumlarındaki kaynağın kamu kaynağı olmadığı halde kamu ihale mevzuatına tabi olunmasının doğru olmadığından hareketle, Yönetmelik’e duyulan tepki, ilgisizliği tetiklemiş olabilir, ancak tek başına neden sayılamaz. İlgisizlikle ilişkilendirilemeyecek başka bir husus da Yönetmelik’in zaten uygulanamayacağı veya değiştirileceğine dair iyimser bir beklentinin bulunmasıdır.

Yönetmelik, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği’nin Mali İşlemlerle İlgili Bölümlerinin, İhale Konusu İtibariyle Somut İfadesidir.

Yönetmelik’in bu yönünün öncelikle mütevelli heyetince değerlendirilmesi ve derhal anlaşılması gerekirdi. Kavrayışın bu yönde olmaması, ciddi bir zafiyettir. Elbette ki heyet, doğrudan bu alanı bizatihi okuma, anlama ve bilme durumunda olmadığından, zafiyet, konuyla görevli olan diğer yönetim ve danışmanlık kademelerinden kaynaklanmaktadır. Mali kural ve yaptırımların düzenlendiği Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği’nin, ihale yönetmeliğiyle birlikte okunması durumunda, ilgisiz ve kayıtsız kalınmamasını beklemek gerekir. Bu zafiyet ve sonuçlarının, yönetim, danışmanlık ve rehberlik kademelerine nasıl yansıyacağı önümüzdeki kısa ve orta dönemlerde görülecektir.

İlgisizlik, Mütevelli Heyetinin Yanında, Diğer Yönetim, Danışmanlık ve Rehberlik Birimlerinden Kaynaklanmaktadır.

Kamu üniversitelerinde, hukuk, denetim ve mali işlerle ilgili konular, büyük ölçüde uzmanlar eliyle yürütülmekte; uzmanlık ve yeterlikler, kamusal denetim ve sınavlarla düzenlenmektedir. Strateji / mali hizmetler birimleri ve  iç denetim birimlerinin kuruluşları, burada görev alacakların nitelikleri, atanması gibi konular, yasal düzenlemeler ve sertifikasyonlara tabidir. Yönetmelik’le düzenlemesi yapılan konuların, vakıf yükseköğretim kurumlarının varlığını sürdürmesiyle doğrudan ilgili olduğunun hukuk, denetim ve rehberlik birimleri tarafından fark edilmemiş olmaları, bu birimlerin kuruluşu, birimlere yapılan görevlendirmeler ve görevlendirilerin nitelikleriyle ilgili olduğu açıktır. Bu konularda, liyakatın gözetilmediği anlaşılmaktadır.

Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği’nin Mali Hükümleriyle İlgili Görevleri Yürüten Birimler, Her İki Yönetmeliği Birlikte Değerlendirmelidirler.

Genel sekreterlik, mali hizmetler ve hukuk birim yöneticilerinin Yönetmelik karşısında tümüyle ilgisiz ve kayıtsız kaldıklarını elbette söylemek mümkün değildir. Söz konusu birimlerin, mütevelli heyetini de içine alacak şekilde geniş bir kurul eliyle Yönetmelik hazırlama ve bu kapsamda yapılması gereken tedbir ve faaliyetleri yürütün üniversitelerin sayısı az değildir. Her durumda, Yönetmelik’in, üst ve orta düzey yöneticileri ile ihale-sözleşme süreçlerinin yürütücüleri tarafından ciddiyetle ele alınması, ilgili vakıf üniversitesinin lehine olacaktır. Anılan üniversiteler, aynı zamanda diğer üniversitelere de yardımcı olmaktadırlar. Bu yaklaşım ve çalışmanın en kısa vadeli somut çıktısı olan yönetmelikler, YÖK tarafından kabul edilip Resmî Gazete’de yayımlandığında görülecektir.

İlgisizlik, Ertelenen Bir Sorundur.

Diğer yandan, mütevelli heyeti, rektörlük ve genel sekreterlik ile rehberlik ve danışmanlık yapan birimler tarafından söz konusu çalışmalara yeteri düzeyde önem vermeyen vakıf üniversitelerinin önümüzdeki günlerde iş yükleri ve üzerlerine çekecekleri sorunlar artacaktır. Yönetmelik’in söz konusu mercii ve birimler tarafından ciddiyetle ele alınmaması temel sorundur ve giderilmesi oldukça zor gözükmektedir. Öyle ki ancak uygulamada karşılaşılacak sorunlar sonrasına ertelenen bir sorun olarak ifade etmek abartılı bir söylem olmayacaktır.

Yönetmelik Kapsamındaki Faaliyetleri, Satınalma Birimlerine Havale Edilmiştir.

Üst yönetim ve orta düzey yönetimlerin Yönetmelik çalışmalarına ilgisiz kalmalarının doğal bir sonucu, konunun satınalma birimlerine havale edilmesidir. Ki bu da ayrı ve ciddi bir konu olup, sonuçları doğrudan üniversiteye mal alacak sorunlara neden olabilecek bir husustur.

Vakıf Üniversitelerinin Yönetim ve Uygulama Birimleri, Kamu İhale Mevzuatına Yabancıdır.

Buna karşın, ihale uygulamalarını yürüten birimler, Yönetmelik ve referans kaynağı olan Kamu İhale Mevzuatı esaslarıyla ancak 16 Kasım 2018 tarihi itibaren tanışmış durumdadırlar. Bu durum, tek başına anılan ve olası sorunların en önemli kaynakları arasındadır. Uygulayıcı birimlerin konuyu doğru ve gereken önem seviyesinde kavramış olanların bir kısmının da yönetim birimlerine durumu anlatmakta, onların gündemlerine taşımakta ve titiz bir çalışma yapılmasını sağlamak için yönetimin desteğini almakta ciddi zorluklar yaşadıkları görülmektedir. Çünkü, birimlerle mütevelli heyeti ve üst yönetim arasında, bu bağı kuracak hiyararşik ilişki bulunmamaktadır.

Satınalma Birimlerinin Organizasyon İçindeki Konumu, Yönetmelik’le İgili Görüş ve Taleplerini Doğrudan Üst Yönetime İletecek Hiyerarşik Düzeyde Değildir.

Yönetimin ve alan uzmanlarının desteğini almadan yürütülen iyi niyetli bu çalışmaların, aynı seviyede sonuç vermesini de beklememek lazımdır. Kaldı ki mütevelli heyeti ve yönetim dururken, satınalma birimlerinin yönetmelik çalışmalarını onlara rağmen yapması doğru da değildir. Yönetmelik uyarlama çalışmalarında yapılacak en küçüğünden büyüğüne her türlü hata veya eksik düzenlemenin faturası, bu birimlere çıkarılacaktır.

Yönetmelik Çalışmalarının, Üst Yönetimin Desteği Olmaksızın (Yetki Verilmeden) Satınalma Birimlerince Yürütülmesi, Bu Birimlere Ağır Sorumluluklar Yüklemiştir.

Üst yönetimin ilgisizliği ve Yönetmelik’le ilgili bütün işlerin, satın alma birimlerine yüklenmesinin yaratacağı ilave bir sorun da bu birim ve personellerin yetersizliklerinden kaynaklanacaktır. Bu kapsamdaki eksiklik veya ihtiyaçlarının farkında olarak, diğer üniversitelerden veya uzmanlardan destek alan üniversitelerin çalışmalarının daha nitelikli olacağında kuşku bulunmamaktadır. Ancak, çoklu kurumsal kapasite eksikliği, bireysel yetersizlik ve zaaflardan kaynaklanan engeller, Yönetmelik kapsamındaki çalışmaları olumsuz etkileyecektir.

Yönetmelik Süreci, Vakıf Yükseköğretim Kurumlarının Çok Yönlü Yetersizliklerini Ortaya Çıkarmıştır.

Söz konusu engeller, işin gereken önemde ele alınmasının önünü, subjektif olarak da kesmektedir. Kamuda rastlanan kurumsal ve bireysel taassubun tipik belirtileri, Yönetmelik kapsamında, vakıf yükseköğretim kurumlarında da tezahür etmiş gözükmektedir: mevcut konumunu kaybetmek istemeyen birim yöneticileri, birkaç eğitim toplantısına iştirakle sınırlı ihale bilgisiyle Yönetmelik hazırlama işini tek başına ve bizatihi “başarma” motivasyonuyla emek yoğun çalışmaktadırlar. Özellikle satınalma birim sorumluları, benzer durumda olan mevkidaşlarından etkilenmekte veya etkilemektedirler. Bu çalışmalardan elde edilebilecek herhangi bir müspet sonuç olmayacağı açıktır. 

Kamu İhale Mevzuatı Deneyimi Bulunmayan Satınalma Birimlerinden, Birkaç Eğitim ve Toplantıyla Alan Uzmanlığın Kazanmalarını Beklemek Doğru Değildir.

İhale mevzuatı, birkaç ayda kavranılacak ve bu kavrayışla da Yönetmelik hazırlama yetkinliğine kavuşulacak bir alan değildir. Üniversitelerce hazırlanan taslaklardan bunu anlamak mümkündür. Ne yazık ki bu hususun, vakıf yükseköğretim kurumların tarafından kabul edilmesi ve anlaşılması için belli bir zaman ve yaşanmışlık gerekmektedir.

Görüştüğüm üniversitelerden birisinin satınalma birim yöneticisi, bir üniversitenin iki ya da üç günlük ihale mevzuatı eğitimine katıldığını, eğitimin Kamu İhale Uzmanı tarafından verildiğini ve kendilerine bir sertifika düzenlendiğini, kendisi gibi bu eğitime katılarak sertifka alanların bundan böyle İhale Uzmanı olduğunu, ifade etmişti. Eğitimi düzenleyen üniversitenin veya Kamu İhale Uzmanının böyle bir bilgi vermeyeceği açıktır. Bununla birlikte, kendisinin buna inanmış olması, vakıf yükseköğretim kurumlarında ihale birimlerinde görev yapan personellerin, ihale mevzuatına ne kadar uzak olduklarını göstermektedir..

Çok Yönlü Kurumsal ve Bireysel Eksiklikler, Yönetmelik Hazırlama Çalışmasının Başlıbaşına Bir Uzmanlık Olması Gerçeğiyle Birleştiğinde, Ortaya Anonim Hatalar Barındıran Yönetmelik Taslakları Çıkmaktadır.

Yönetmelik uyarlama çalışmalarının tamamlanmasına çok az bir süre kalmış bulunmaktadır. Ne yazık ki, hazırlanan yönetmeliklerin büyük bir kısmı YÖK tarafından hazırlanan çerçeve Vakıf Yükseköğretim Kurumları İhale Yönetmeliği’nde üniversite adının değiştirilerek olduğu gibi gönderilmesinden ibarettir. Henüz gönderilmeyen taslak düzeyinde olan metinlerin birçoğu ise Yönetmelik’e aykırı düzenlemelerle doludur. Düzenlemelerde öyle maddeler var ki Yönetmelik’i yok saymaktadır. 

Yetmişe yakın üniversitenin yönetmeliklerinin, her bir bölüm ve maddesi ayrıntılı olarak inceleneceği, varsa eksik veya hatalı yerlerin düzeltilmesinin talep edileceği düşünüldüğünde, bu sürecin, tarafları yoracağı açıktır.

Yönetmelik’in, Üniversitelerin 16 Kasım 2018 Öncesi Deneyimleriyle Hazırlanması Zor Görülmektedir.

İhale mevzuatının, YÖK tarafından hazırlanarak yürürlüğe konulan çerçeve ihale yönetmeliğine uyum için verilen altı ay gibi kısa bir süre içinde öğrenilmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle Yönetmelik uyarlama sürecinin, Kamu İhale Mevzuatını bilen uzman ve danışmanlardan destek alınarak yürütülmesi, hataları aza indirecektir. Tek başına destek veya danışmanlık almak da anlamlı değildir. Çalışma ve Yönetmelik metni, üniversitenin tüm ilgililerinin ortak metni ve Yönetmelik’i olmalıdır. Bunun için de en başta mütevlli heyet ve üst yönetimin, ilgili tüm birimleri de işin içine katarak, üniversitenin tüm imkanlarından yararlanılacağı bir ortam yaratması gerekmektedir. 

Aksi durumda ne olur? Diğer bir ifadeyle Yönetmelik’in mütevelli heyeti ve üst yönetim tarafından gündeme alınmamasının yaratacağı sorunlar nelerdir? Yaşanacak tüm sorunları sıralamak elbette ki mümkün değildir. Ancak Yönetmelik’in yetersizlikler içermesinin yaratacağı sorunları birkaç madde ile sıralamak mümkündür:

  1. YÖK’e gönderdikleri yönetmeliklerinde, çerçeve Yönetmelik’e ve genel ihale mevzuatına aykırılık teşkil eden maddeler bulunan üniversitelerin, yönetmelik hazırlama süreçleri uzayacaktır. İdade edilen maddelerdeki hata ve eksiklikler için, tek seferde doğru düzenlemeyi yaparak YÖK’e sunmak da mümkün olmayacaktır. Bu ise ihale yapamamaları, hizmet sunamamalarına neden olacaktır. 
  2. Vakıf Yükseköğretim Kurumları İhale Yönetmeliği’inde yalnızca üniversite adını değiştirerek olduğu gibi kabul edip gönderen üniversiteler, uygulamada Kamu İhale Mevzuatı hükümlerine bağlı olacaklardır. Yağmurdan kaçıp doluya tutulma örneğinde olduğu gibi 47 madde ve 14 sayfadan oluşan Yönetmelik, birden 2300 madde ve 1500 sayfaya çıkacaktır. Bu tercihte bulunan üniversitelerin ihale dokümanları ve ihale komisyon kararları, üniversiteye şikayet ve adli yargıya müracaatlarla durdurulması ve süreçlerin tıkanması riski oldukça yüksektir. Çünkü, kamu ihale uygulamalarındaki 17 yıllık deneyimleri nedeniyle firmalar ve danışmanları, mevzuatı, vakıf yükseköğretim kurumlarından daha iyi bilmektedirler. Bu üniversitelerin de ihale ve sözleşme süreçleri uzayacaktır. 
  3. Hazırlık çalışmaları yürütmeden, emek harcamadan, üniversitenin ihtiyaçlarını dikkate almadan, başka üniversiteler tarafından hazırlanan “iyi yönetmelikleri” alarak kullanma yolunu tercih eden üniversiteler; sürece katkı vermedikleri ve ihale mevzuatını bilmemedikleri için uygulamada sorun yaşayacaklardır. Bu durumdakiler, ihale dokümanı hazırlama, ihale ve sözleşme süreçlerini yürütme gibi temel konuları, sorun yaşayarak öğreneceklerdir. Sonuçta yine belli bir süre ihale yapamayacak, sözleşme imzalayamayacaklardır. 
  4. Yönetmelik’in eksik veya hatalı hazırlanması nedeniyle yaşanabilecek sorunlar, buna kimin veya kimlerin sebep olduğundan bahisle, üniverstie yönetimi ile ilgili birimler ve görevlileri arasına sirayet edecek, bu sonuçlardan sorumlu tutulanlar, dahli olanlar veya yeteri düzeyde önem vermeyenler arasında yönetsel ve idari sorunlar gündeme gelecektir. 

Henüz altı aylık süre sona ermemişken ve kısıtlı da olsa belli bir süre varken, vakıf yükseköğretim kurumlarının Yönetmelik’i hak ettiği önem ve yönetim düzeyinde ele almasında, süreci uzmanlar eliyle yürütmesinde sayısız yarar bulunmaktadır.

Leave a Reply